Al cerrar un mes necesitamos saber cuánto tiempo se ha dedicado a cada cliente y dónde están las facturas que hay que revisar. Son tareas habituales en una agencia, pero cada equipo tiene su forma de organizar proyectos, servicios recurrentes y documentos.
En Señor Brand hemos desarrollado nuestras propias herramientas para ese trabajo. El gestor de horas reúne la actividad del equipo. El gestor de facturas permite archivar documentos y revisar su información, con ayuda de OCR e IA. Las usamos sobre procesos concretos que conocemos de primera mano.
Registrar horas según el trabajo que hacemos
El gestor de horas se organiza por clientes. Dentro de cada uno distinguimos proyectos, fees y tareas puntuales. Esa separación permite registrar un desarrollo con principio y fin junto a un servicio recurrente o una intervención concreta.
La aplicación dispone de historial y registro manual de tiempo, además de estadísticas. Los conceptos de trabajo se administran desde un catálogo común y los usuarios acceden según su función. La actividad queda relacionada con el cliente y la tarea a la que corresponde.
Al consultar un registro interesa entender qué se hizo. La descripción del trabajo acompaña al tiempo dedicado y se puede incluir en los informes. Esto ayuda a revisar un proyecto semanas después, cuando ya no se recuerdan todos los detalles de cada sesión.
Generador de informes del gestor de horas, con filtros y descarga en PDF o CSV.
Informes que se pueden filtrar y descargar
El generador de informes permite elegir entre detalle de actividad, resumen por empleado, resumen por cliente, tareas y proyectos. Después se selecciona el periodo y, si hace falta, se filtra por persona, cliente o tipo de concepto.
Los documentos se descargan en PDF o CSV. El PDF resulta útil para presentar el trabajo; el CSV permite continuar el análisis en una hoja de cálculo. Ambos parten de los registros de la aplicación.
También hemos conectado el gestor con un asistente para consultar clientes, tareas y registros de tiempo, y obtener resúmenes por periodo. Esa conexión utiliza el alcance del usuario autenticado. Una consulta sobre horas debe basarse en los registros disponibles y respetar quién puede verlos.
Un archivo de facturas ordenado por ejercicio y trimestre
El gestor de facturas reúne los documentos en un panel con acceso a ejercicios, trimestres y proveedores. Incluye carga múltiple y búsqueda para localizar una factura sin recorrer carpetas una a una.
La ficha permite consultar el documento, descargarlo y revisar sus datos. También muestra el estado del OCR, la validación y el almacenamiento. El sistema contempla la organización en HiDrive mediante WebDAV y deja constancia de la comprobación del archivo.
La aplicación incorpora documentos recibidos por correo y conserva esa procedencia en sus observaciones. Cada factura dispone además de comentarios e historial para seguir las revisiones realizadas.
Panel del gestor de facturas. Las cifras internas se han pixelado para esta publicación.
OCR e IA con una propuesta que se puede revisar
El OCR extrae el texto del documento y lo mantiene accesible junto a la ficha. Cuando hace falta una revisión asistida, la herramienta ofrece una acción específica para volver a revisar la factura con IA.
La respuesta se presenta en una tabla que compara el valor actual con el propuesto. Incluye campos como proveedor, identificación fiscal, número de factura, fecha, base, IVA, total y moneda. También muestra la evidencia utilizada y un nivel de confianza.
La persona que revisa puede aplicar o descartar la propuesta. Ese paso tiene sentido en documentos donde una cifra mal leída cambia el resultado: ver la sugerencia junto al dato existente permite comprobar la diferencia antes de guardarla.
La validación contable acompaña esa revisión. Un aviso sobre una base o un importe incoherente obliga a volver al documento y comprobar qué ha ocurrido. El nivel de confianza que indica la IA ayuda a orientar la revisión, pero no acredita por sí solo que el dato sea correcto.
Desarrollar a partir del uso diario
Estas herramientas han ido tomando forma con las necesidades del equipo: separar un fee de un proyecto, recuperar el detalle de una tarea o revisar una factura cuyo texto no se ha interpretado bien. Cada función responde a una situación que aparece al trabajar.
La IA tiene un papel distinto en cada aplicación. En horas facilita consultas sobre información registrada; en facturas propone datos a partir de un documento. Los permisos, el archivo y las acciones de revisión siguen formando parte de la aplicación.
Si tu equipo dedica tiempo a trasladar datos entre documentos y hojas de cálculo, podemos revisar ese proceso contigo y estudiar qué conviene automatizar.